Ze všeho nejraději mám e-mail. SMS a všechna ta chatovátka ho nedokáží nahradit

Když Rand Fishkin na Twitter napsal vlákno o tom jak má rád e-mail ačkoliv jeho kolegové okolí si raději SMSkuje nebo posílá přímé zprávy, tak jsem na to zareagoal menším „tweetstormem“.

Samotné vlákno Rand Fishkina jsem retweetoval s tímto komentářem: Exactly. i prefer e-mail all the time. It’s easier and efficient to use. Easily searchable. Threaded, easy to forward, include other people. Everybody has it. It’s on all platforms.

Rand Fishkin během chvíle ve svém vláknu napsal prakticky to samé – snadné použití, univerzálnost, efektivita, možnost vyhledávání, vlákny, možnost přeposílat, přidávat další lidi. Ale samozřejmě i to, že e-mail má každý a funguje na každé platformě.

Pak mi to nedalo a vznikl onen „tweetstorm“.  Byla by škoda ho nechat jen na Twitteru, takže ho vezmu a zkopíruji i do tohoto blognutí.  Tady ho máte:

Mám to stejné. Chcete určitě zajistit moji pozornost, získat (rychlou) reakci? Pak rozhodně e-mail. SMS už roky nečtu, Messenger bytostně nenávidím a nedá se používat, WhatsApp je relativně OK, ale slouží jen k přesně daným účelům.

E-mail už roky používám i jako chat. Rychlá výměna e-mailů je k nezaplacení. E-mail mám navíc neustále „on“, vidím ho ať jsem u PC nebo mobilu. SMS vidím jen v mobilu. WhatsApp vyřizuji jen na počítači, nefunguje na tabletu. U ničeho nemám zapnuté notifikace.

MS mi navíc píše snad už jenom žena a obecně jsou zcela nepoužitelné (nejde přeposílat, nejde víc lidí, neumí přílohy, neodešlou se v offline, musí se to udělat dodatečně znovu ručně). Přitom jsou jediné stejně univerzální jako e-mail

WhatsApp mám v oblibě i proto,že má skupinové chaty kde mám hlavně pár klientů se kterými se komunikuje často a v reálném čase. Pokud by ale neexistoval webový klient, tak bych WhatsApp nepoužíval. Má stejné vady jako SMS i ostatní.

Slack? Basecamp? Trello? Tohle všechno používám. Slack nesnáším. Basecamp má pár mých klientů, dá se to. Trello vyhovuje jako GTD osobní a hlavně týmový. Hodně i proto, že všechno dění chodí e-mailem (ten BC naštěstí taky) a dá se na něj i e-mailem reagovat.

WhatsApp může velmi rychle skončit pokud ho Facebook promění v to přeplácané monstrum jako Messenger. Něco kde nejde ani najít políčko pro napsání zprávy, natož to používat. Včetně toho že na Facebooku je to miniaturní okénko kam se nic nevejde. UX/GUI je nesmírně důležité

PS: Na @365tipu jsou různorodé tipy na téma e-maily a GTD. Namátkou 

PPS: Za moji enormní oblibu e-mail velmi pravděpodobně může Gmail. Používám ho čistě ve webové podobě a je to k nezaplacení. Kdykoliv jsem přinucen pracovat v Outlooku tak je to utrpení.

Jak zapnout a vypnout nové záložky v Gmailu

Novinka v Gmailu, pětice záložek, se vám může nelíbit. Budete potřebovat vědět nejenom jak je aktivovat, ale hlavně jak se jich zbavit. Je totiž možné,  že zjistíte, že moc praktické nejsou.

Jak zapnout nové záložky (primární, sociální sítě, promo akce, aktualizace a fóra) v Gmailu? Je to prosté, pokud tato novinka dorazila i pro váš inbox, najdete možnost zapnutí v menu vyvolaném ozubeným kolečkem (vpravo nahoře). Volba Konfigurovat doručenou poštu  vám  umožní zapnout záložky – a hlavně vybrat si, které z nich chcete vidět a používat.

Po zapnutí se do stejné možnosti výběru dostanete pomocí malé „+“ záložky na pravé straně vašich záložek. Kdykoliv tak můžete vypínat a zapínat záložky podle chutí. Pokud vypnete čtyři vypnutelné (ta s názvem primární potlačit nejde), tak ve skutečnosti kompletně vypnete záložky.

Téhož můžete docílit i vstupem do Nastavení -> Doručená pošta. Tam ostatně najdete stejné možnosti nastavení jako v předchozím panelu vyvolatelném pomocí „+“. Vypnout záložky tak můžete buď stejným postupem (vypnutím jednotlivých záložek) nebo volbou jiného stylu doručené pošty.  

Mimochodem, pokud ve svém Gmailu nemáte onu „Konfigurovat doručenou poštu„, tak budete prostě muset čekat. Pokud používáte Google Apps, tak se vám také může objevit později. Dřívější objevení novinek v Google Apps tradičně ovlivňuje nastavení Google Apps tak, že chcete zkoušet nové věci dříve než ostatní (může to udělat pouze správce Google Apps domény, nikoliv vy u svého poštovního účtu).

PS: Pokud budete po čase přemýšlet, jestli záložky mají nějakou možnost konfigurace, tak nikoliv. Podle všeho jsou navíc založené hlavně na mailu odesílatele. A z toho také plyne, že si s nimi jistě užijete spoustu legrace. 

TIP: Pořiďte si klasický náhled na poštu v Gmailu

Pokud jste zvyklí na Outlook či Thunderbird a používání náhledu na právě prohlížený e-mail, můžete mít totéž i v Gmailu. Mě osobně to velmi pomohlo poté,  co jsem přestal používat Thunderbird.

Náhled na právě prohlížený e-mail najdete v Labs, ty pro změnu najdete v Nastavení vašeho e-mailového účtu (jak v Gmailu, tak v Google Apps). V Labs hledejte Preview pane (by Peter B & Michael K) a postačí po nalezení povolit používání tohoto rozšíření. Pokud používáte Gmail v češtině tak cesta je Nastavení -> Laboratoř -> Podokno náhledu.

Po návratu do Gmailu se s pomocí nové ikonky vpravo nahoře (vedle ikon pro posun mezi maily) můžete přepnout do režimu s náhledem. Vybrat si můžete jak vertikální tak horizontální rozdělení, záleží na tom, na co jste zvyklí.

Google+ v nové verzi umožňuje chat všem co „se mají navzájem v kruzích“

Poněkud nepřehledný a rozbitý Google+ Chat (propojený s gTalkem) má novou verzi – ta po aktivaci umožní chat se všemi lidmi,  kteří mají jeden druhého v kruhu. Pokud něco takového nechcete, postačí si zvolit nastavení soukromí a vybrat si kruh, kterému povolíte chat s vámi.

Google Chat makes it easy to chat with people you have relationships with. In Google+, you can chat with anyone in your Circles who also has added you to their Circles. And, when you’re not using Google Plus, you’ll still be able to chat with them using Google products including, Gmail, the Google Talk client, iGoogle, Orkut and 3rd party apps.

To co bylo možné na počátku Google+ se opět vrací a Chat na Google+ prošel výrazným zjednodušením toho kdo s vámi smí chatovat. V základní podobě s vámi může chatovat kdokoliv, koho máte vy v kruhu a on vás také má v kruhu (zde je opět vhodné připomenout, že je úplně jedno jak se kruhy jmenují).

TIP: Pokud jste si na počátku Google+ nastavili kruh pro povolení Chatu, tak nová verze toto nastavení nezachovala a musíte si to nastavit znovu

Pokud vám takto široká možnost nevyhovuje, postačí kliknout na malou šipku vedle nadpisu „chat“, a v „Nastavení ochrany…“  si u „Určete, kdo s vámi může chatovat“ vybrat „Vlastní“. Pak už můžete odškrtávat kruhy, kterým nechcete umožnit aby vás oslovovali přes chat.

Můžete si například vytvořit kruh „Chat“ a do něj dávat všechny, kterým povolíte chatování. Nezapomeňte ale, aby chat byl oboustranně možný, je nutné aby druhá strana udělala něco podobného – měla vás v nějakém kruhu (nebo v konkrétním kruhu/kruzích povolených pro chat).

Pozornost případně věnujte ještě Differences between Chat in Google+ and Chat in other Google products – Chat v google+ je poněkud propojený s Chatem v Gmailu (Gtalk) i chatem v mobilních telefonech s Androidem – původní nastavení kontaktů pro tyto chaty zůstává. Nově přidané kontakty na Google+ do chatu (prostřednictvím kruhů) se projeví i v Gtalku (na Gmailu i v mobilu). Nezapomeňte také, že pokud někoho budete blokovat v Gmailu nebo telefonu, tak zablokování bude platné i na Google+.

Novinkou je samozřejmě i to, že už není potřeba pro chat znát mailovou adresu druhé strany, vše se nyní řídí kruhy v Google+. A pokud vám vrtá hlavou jací lidé se to vlastně zobrazují v levém sloupci na Google+? Podle Google jde o o nabídku lidí, se kterými jste měli nedávno konverzaci. Pokud chcete mluvit s někým jiným, tak použijte vyhledávací políčko nad seznamem. Co v Google+ chybí je možnost aktivovat chat na profilu konkrétního uživatele – takže nezbude, než se spoléhat právě na vyhledávací políčko.

Google má Gmail aplikaci pro iPad/iPhone

Aplikace pro iPad/iPhone/iPod Touch od Google pro Gmail je nově dostupná v AppStore. Výhodou je rychlejší přístup než při použití klasického poštovního klienta, nevýhodou je omezení na pouze jeden účet.

UPOZORNĚNÍ – několik hodin po uveřejnění byla Gmail aplikace z AppStore stažena s odvoláním na chyby, zejména nefunkční notifikaci

Gmail pro iPad/iPhone/iPod podporuje Push notifikace (teoreticky, v praxi nejspíš zjistíte, že prozatím spíš ne), zvuky, plné vyhledávání a využít vhodným způsobem možnosti tabletu při použití na ipadu. Z dalších vlastností stojí za zmínku možnost přidávat přílohy (se všemi omezeními danými Apple iOS chápáním souborů), automatická kompletace adres, prioritní inbox, vlákna konverzace, štítky, označování hvězdičkami, mazání, archivace i označení jako spam.

S čím se ale také potkáte je nejspíš chybová hláška hned při spuštění a pokud používáte více Gmail/Google Apps účtů, máte smůlu – aplikace podporuje pouze jeden. po chvíli používání vám nakonec možná dojde, že nejde o nativní aplikaci, ale ve skutečnosti o webové rozhraní „zabalené“ do podoby aplikace.

Nový vzhled už má i Gmail

Po období možnosti testovat nový vzhled pomocí volby šablony přechází Gmail na nový vzhled plně. Prozatím si ho můžete (ale nemusíte) aktivovat. Trpí stejnými nešvary jako ostatní weby, ale alespoň nabízí více možností přizpůsobení.


„Comfortable“ nastavení, nejvíce bílého místa

Nový vzhled Gmailu vám bude nabídnut v pravém dolní rohu, pokud ale používáte šablonu s „preview“ nového vzhledu, musíte si ji nejprve vypnout – přejít můžete, je to čistě vaše volba. Pochopitelně prozatím, časem Gmail stejně přejde na nový „tablet-friendly“ vzhled tak jako tak.


Otevřená zpráva

Odpověď na zprávu

Co se na novém vzhledu nebude líbit? Velmi pravděpodobně nízký kontrast – to je bohužel průvodní jev většiny implementací nového designu na služby Google – problém je viditelný hlavně na ovládacích prvcích, ale projevuje se i (většinou) nedostatečným rozlišením mezi „přečtenými“ a „nepřečtenými“. Pocítíte to v Google Readeru a nový Gmail na tom není o moc lépe.

Šablona „Black“ – jediné opravdu kontrastní provedení

Možnost volby šablony (Themes) zůstala, ale na výběr jsou hodně zvláštní barevné kombinace, případně poněkud divoké šablony používající grafiku – problém je, že nenajdete něco, co by nabídlo „vysoká kontrast“. A jediná opravdu kontrastní volba, černá šablona, není příliš příjemná na užívání. V nastavení (kolečko v pravém horním rohu nad přehledem zpráv) alespoň můžete zvolit hustotu – pokud vám nevyhovuje základní nastaveni (s velkým množstvím bílého místa), můžete přejít na dva „nižší“ stupně.

„Cozy“ – střední stupeň „hustoty“ informací

„Compact“ – nejvyšší stupeň „hustoty“ informací

Možnost nastavit „hustotu“ zobrazení by se v Google Reader (viz Google spustil nový Google Reader, integruje Google+) hodila – pokud si v Gmailu nastavíte „Compact“, získáte tak skoro původní podobu Gmailu s minimálním množstvím bílého místa.


Nový zpráva (Compose)

Nová služba od Google – Gmail Paper vám maily vytiskne a zdarma pošle

Kdyby snad ti jejichž maily se ztratily z Gmialu používali novou službu od Google jménem Gmail Paper, mohli mít alespoň papírovou zálohu. Gmail Paper je zcela zdarma, náklady jdou na vrub inzerce, kterou najdete na došlé zásilce.

Otevřete zprávu a kliknete na tlačítko, Google požadovaný e-mail vytiskne a poštou doručí kamkoliv budete chtít. Včetně příloh, samozřejmě s výjimkou MP3 či Wav souborů a podobných, těžko tištitelných věcí. Neplatíte nic, platí inzerent, jehož reklamu najdete na obdržené zásilce. A pokud vás trápí životní prostředí? Tiskne se na 95% organický materiál pocházející ze sóji.

Zdá se vám to neuvěřitelné? Zkuste sami, Google: Introducing Gmail Paper.

PS – Ačkoliv není prvního dubna, máte jedinečnou možnost si tento tip právě na tento den uschovat (berte to jako malou nápovědu)